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Die Elektromobilität ist längst nicht mehr nur ein Trend – sie ist fester Bestandteil vieler Unternehmensflotten. Doch mit der steigenden Zahl an E-Fahrzeugen wächst auch die Notwendigkeit einer strukturierten Belegführung für Ladestationen. Unternehmen, die Förderungen oder steuerliche Vorteile für geladene Strommengen beanspruchen möchten, müssen ihre Daten sauber dokumentieren. Aber welche Belege sind erforderlich? Und wie kann eine effiziente Belegführung den Verwaltungsaufwand reduzieren?
Warum ist eine präzise Belegführung so wichtig?
Unternehmen, die Stromladungen für ihre Elektroflotte abrechnen wollen, müssen nachweisen können, dass der geladene Strom tatsächlich verwendet wurde und alle Anforderungen an eine korrekte Messung erfüllt sind. Dabei gibt es verschiedene gesetzliche Vorgaben, die eine detaillierte Dokumentation erforderlich machen. Eine lückenhafte oder fehlerhafte Belegführung kann dazu führen, dass Förderanträge abgelehnt oder bereits ausgezahlte Gelder zurückgefordert werden.
Neben den gesetzlichen Anforderungen spielt auch die interne Nachvollziehbarkeit eine Rolle: Eine saubere Dokumentation hilft dabei, den Verbrauch zu analysieren, Kosten besser zu kalkulieren und Optimierungspotenziale zu identifizieren.
Welche Belege sind notwendig?
Damit die Belegführung den Anforderungen entspricht, sollten Unternehmen folgende Nachweise sammeln und übersichtlich archivieren:
1. Nachweis der Ladestation
Jede beantragte Ladestation muss nachweislich existieren und dem Unternehmen oder der verantwortlichen Person zugeordnet sein. Geeignete Nachweise sind:
- Kauf- oder Leasingrechnung
- Installations- oder Abnahmeprotokoll
- Foto der Ladestation mit Seriennummer
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2. Seriennummer und technische Spezifikationen
Jede Ladestation muss eindeutig identifizierbar sein. Dafür sollte die Seriennummer dokumentiert und mit weiteren technischen Angaben ergänzt werden:
- Foto des Typenschildes
- Technische Datenblätter oder Konformitätsbescheinigungen
- Nachweis der Ladeleistung (z. B. MID-/ME-Kennzeichnung)
3. Messprotokolle und Strommengen-Nachweise
Die abgerechnete Strommenge muss genau erfasst werden und nachvollziehbar sein. Dabei gelten für verschiedene Anwendungsfälle unterschiedliche Anforderungen:
- Öffentliche Ladestationen: Die Messung muss über eine eichrechtskonforme Ladeeinrichtung erfolgen.
- Halböffentliche Ladestationen: Der Nachweis einer Messung auf Ladepunktebene ist mit einem MID-konformen oder gleichwertigen / besseren Stromzähler zu erbringen.
- Nicht-öffentliche Ladestationen: Falls keine präzise Messung möglich ist, kann in bestimmten Fällen eine pauschale Abrechnung erfolgen, wenn dies entsprechend begründet wird.
Geeignete Nachweise sind:
- Einzelladeprotokolle (idealerweise digital auswertbar)
- Abrechnungen mit erfassten Strommengen
- Falls keine Messung möglich: Erklärung über Pauschalabrechnung
4. Vertragliche Regelungen mit Begünstigten
Bei halböffentlichen oder gemeinsam genutzten Ladestationen muss die Nutzung klar dokumentiert sein. Hierfür müssen einmal jährlich ein Vertrag mit den Begünstigten abgeschlossen werden, in denen unter anderem Folgendes festgehalten wird:
- Standort der Ladestation
- Nutzungskreis (z. B. Firmenfuhrpark, Kunden, Mitarbeiter)
- Strommengen-Übertragung und Abrechnung
5. Fahrzeugzuordnung
Es muss plausibel sein, ob es dem Ladepunkt zuordenbare Fahrzeuge gibt. Bei Firmenfahrzeugen muss der geladene Strom den einzelnen Fahrzeugen zugeordnet werden. Hierfür sind weitere Belege erforderlich:
- Fahrzeugscheine (FIN-Nummern der E-Fahrzeuge)
- Dokumentation über regelmäßige Nutzung der Ladestation durch das Fahrzeug
Wie lässt sich die Belegführung effizient organisieren?
Eine gut strukturierte Belegführung kann den Verwaltungsaufwand erheblich reduzieren. Unternehmen sollten frühzeitig ein System etablieren, das die relevanten Dokumente digital und übersichtlich archiviert.
Best Practices hierfür sind:
Strukturierte Ablage:
- Speicherung aller Belege in der digitalen Datenbank
- Klare Ordnerstruktur, z. B. nach Seriennummer der Ladestation oder Fahrzeug-FIN
Automatisierte Prozesse:
- Nutzung von Lade-Backends zur Erfassung und Speicherung von Ladevorgängen
- Digitale Vertragsverwaltung zur einfachen Zuordnung von Begünstigten
Regelmäßige Kontrolle:
- Überprüfung der Belege auf Vollständigkeit
- Rechtzeitige Aktualisierung bei Änderungen (z. B. neue Fahrzeuge oder Ladestationen)
Fazit: Mehr Struktur, weniger Aufwand
Eine sorgfältige Belegführung für Ladestationen erleichtert die betriebliche Verwaltung erheblich. Wer frühzeitig ein klares System zur Dokumentation etabliert, spart spätere Korrekturen und Rückfragen. Unsere Spezialisten aus dem Bereich ePower Solutions beraten Sie gerne zu den Themen Ladeinfrastruktur, Energiemanagement und Belegführung. Vereinbaren Sie hier Ihren kostenlosen Beratungstermin.
