E-Procurement in der Praxis: vom Bedarf bis zur ersten automatisierten Bestellung

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Unternehmen, die wettbewerbsfähig bleiben wollen, kommen nicht umhin, ihre Unternehmensprozesse zu überdenken. Damit verbunden ist u.a. die Beschaffung der benötigten Produktionsmaterialien. Egal ob Kleinteil oder kostenintensiver A-Artikel, der interne Zeit- und Kostenaufwand ist immer hoch. Besonders bei C-Teilen übersteigen die internen Prozesskosten den eigentlichen Warenwert um ein Vielfaches. Hier kann E-Procurement oder EDI/Electronic Data Interchange = Elektronischer Datenaustausch – helfen: elektronische, automatisierte Beschaffung, für alle Bedürfnisse und Anforderungen. Wie die Abwicklung eines E-Procurement-Projektes bei Würth aussehen kann, zeigen wir Ihnen in diesem Praxis-Beispiel. 

In den Großhandels-Branchennews liest man seit Jahren Schlagzeilen wie „E-Procurement gefragt“, „E-Procurement ist die Zukunft“, „Zukunft des Einkaufs: Das Procurement wird immer datengetriebener“, „Die Automatisierung bestimmt die Zukunft des Einkaufs“ u.v.m. 

In der Praxis äußert sich das zunehmend so, dass Unternehmen auf Würth zukommen und nach einer elektronischen Bestellabwicklung fragen. So geschehen bei einem großen österreichischen Energieunternehmen. Den Weg vom Wunsch einer elektronischen Bestellabwicklung bis zur ersten tatsächlichen Bestellung möchten wir Ihnen nicht vorenthalten:

Der Weg vom Wunsch nach einer elektronische Bestellabwicklung bis zur ersten Bestellung:

1. Beratungstermin zum Start

Nachdem das Unternehmen bei seinem persönlichen Würth Verkaufsberater bezüglich einer elektronischen Anbindung angefragt hatte, vereinbarte dieser gemeinsam mit dem zuständigen eProcurement-Berater einen Termin, um sich über Rahmenbedingungen, Anforderungen und Möglichkeiten auszutauschen.

Im zweiten Schritt wurde die eProcurement-Abteilung in der Würth Zentrale in Böheimkirchen hinzugezogen und alle Details mit dem Kunden ausgelotet. 

Die wichtigsten Anforderungen des Kunden waren: 

  • Vereinfachung der Bestellprozesse 
  • Preistransparenz und -aktualität 
  • Einschränkung von Warengruppen 
  • Elektronische Datenübertragung 

2. Online-Shop Zugang, OCI-Benutzer & FTP-Server

Was muss alles bis zur ersten automatisierten Bestellung passieren? Nach ein paar organisatorischen Angleichungen und Vorbereitungen wurde ein Online-Shop Zugang für den Kunden erstellt und dort ein OCI-Benutzer, inklusive Administrator-Zugangeingerichtet. Mit der Entscheidung für OCI (Open Catalog Interface) als Bestell-Schnittstelle kam man dem Kundenwunsch nach einem dynamischen Katalog, und somit permanenter Preisaktualität, nach.

 In Folge wurde für die Übertragung der Bestellungen ein FTP-Server (File Transfer Protocol) eingerichtet. Vorteile dieser Übertragungsmethode: Einfach, schnell, wenig Aufwand auf Kundenseite und zusätzlich noch kostenlos. 

Tipp: Wie im Würth Online-Shop können auf Wunsch auch bei elektronischen Anbindungen Einschränkungen hinsichtlich Warengruppen bzw. Artikeln vorgenommen werden. Die einzelnen Besteller in der Einkaufsabteilung sollten nur bestimmte Artikel bestellen dürfen, diese aber dann selbsttätig ohne internen Genehmigungsprozess. Mit Hilfe kundenindividueller System-Anpassungen kann Würth solchen Anforderungen rasch und unkompliziert entsprechen. 

3. Vollautomatische Bestellungsverarbeitung aus dem System des Kunden

Mit der Klärung und Integration aller organisatorischen Themen waren die ersten Schritte für eine elektronische Anbindung gemacht. Nun ging es an die vollautomatische Bestellungsverarbeitung aus dem System des KundenHierzu wurden zuerst die möglichen Formate für Bestellungen eruiert – gemeinsam mit dem Kunden entschied man sich für SAP-Orders05 (Basis ist XML als Format). Entscheidungsrelevant bei der Auswahl von möglichen Schnittstellen sind Faktoren wie Komplexität (direkte Korrelation mit Einrichtungskosten und -zeit), Erfahrungen (auf Kunden-Seite sowie auf Seiten von Würth) und etwaige vergleichbare Anbindungen als Anhaltspunkte.

4. Die erste Testbestellung

Dann folgte die erste Test-Bestellung: Der Kunde übermittelte eine Formatbeschreibung und Testdateien, über den OCI-Benutzer und den FTP-Server. Und nachdem die Daten der Testbestellung erfolgreich an das Würth System übermittelt wurden, konnte das Energieunternehmen auf eine produktive generische Anbindung der Bestellsysteme umgestellt werden.

Sie haben Parallelen zu Ihren Bestellprozessen und -Anforderungen erkannt? 
Würth ermöglicht eine schnelle Integration von elektronischen Geschäftsprozessen durch eine breite Zusammenarbeit mit den gängigsten Warenwirtschaftssystemen und Plattformen (z.B. DIG, Mercateo, Clevercure, VEMAP, SAP Ariba, etc.) sowie zahlreichen Protokollen und Schnittstellen (z.B. CSV, XML, Excel, Open Trans, Idoc, EDIFACT, UGL, ebInterface, strukturiertes E-Mail, PDF, etc.). 

Weiterführende Informationen finden Sie auch auf der Würth Website Digitales Handwerk.

Der direkte Weg zur Automatisierung Ihrer Bestell- und Geschäftsprozesse mit Würth führt über Ihren persönlichen Verkaufsberater! Sie sind noch kein Würth Kunde? Dann nehmen Sie hier direkten Kontakt zu einem unserer eProcurement-Berater auf. 

bloggt über eBusiness, Online-Shop, App und Themen aus der Würth Welt.

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